La procédure de sous-traitance à un autre organisme

Vous êtes sollicités par un autre OF pour intervenir en tant que sous-traitant. Voici les démarches.

1/ Enregistrer le client dans le CRM
Tout d'abord, créer le client (s'il n'existe pas déjà)

2/ Créer la formation grâce au module prééxistant "Sous-traitance"
Dans votre interface, il existe par défaut un module de "Sous-traitance" : cf la page Dendreo. Attention : plusieurs modules de sous-traitance ont été créés > tous peuvent être utilisés. Ces modules de sous-traitance sont aussi visibles dans catalogue => hors catalogue du menu horizontal de Dendreo. Il faut ensuite programmer ce module dans une formation Intra.

Démarche à suivre :
  • Cliquer sur le module sous-traitance
  • Programmer sa formation avec le bouton Programmer cette formation (en haut à droite)
  • faire glisser le module (qui apparaît en haut) vers la date concernée
  • une nouvelle fenêtre s'ouvre
  • remplir les éléments indispensables :
    • type de formation : intra (qui fera apparaitre le champ suivant "entreprise / particulier")
    • entreprise / particulier
    • étape en réalisation
    • mode de pricing (en global ou par jour).
    • Laisser dans "objectifs de la formation" la mention Autres formations professionnelles continues

A partir du moment où vous avez validé, votre formation est désormais créée. Elle se retrouvera dans le menu Formation => Intra en tant qu'ADF (Action de formation).

3/ Personnaliser votre formation
  • cliquer sur "modifier" en haut à droite de votre ADF
  • une nouvelle fenêtre s'ouvre
  • modifier l'intitulé ("Sous-traitance un jour présentiel") par "le bon intitulé de ma formation". Une fois le titre indiqué, il suffit de sauvegarder sans modifier quoique ce soit d'autre.

4/ Détailler le contenu de votre formation
Vous devez à partir du menu vertical à gauche préciser chacun de ces éléments :

  • Budget (à fixer selon ce qui va être facturer pour l’instant) dans la partie Prix unitaire. Le bouton Ajouter une ligne au budget permet d'inclure des frais supplémentaires : déplacements, préparation, repas...
  • Créneaux : les dates / durée (dans créneaux sous module). Vous pouvez ajouter des nouveaux créneaux à cet endroit ou bien modifier les dates et horaires (cf bouton sous les créneaux existants).
  • Lieu de la formation
  • Formateurs : indiquer l’intervenant.e à l'aide du bouton vert "Ajouter un formateur"
  • Participants : cliquer sur "participants" et utiliser le bouton "Ajouter des participants". Indiquer le nombre de participant.e.s en utilisant la partie "participant(s) non-identifié(s)" à droite. Puis valider.
    • Invitation et Présence (sous-rubrique de "participants)" : si la formation a déjà eu lieu, valider la présence ou l'absence de chacun d'eux en utilisant d'abord le bouton Marquer tous les participants présents aux créneaux commencés. Détailler ensuite les éventuelles absences sur le nombres de participants concernés.
  • Financement : Création d’un financement en utilisant le bouton (peu visible) "Ajouter un financement" situé au-dessus d'une ligne rouge. Modifier le type de financement (en entreprise) en sous-traitance. Indiquer à nouveau le client à facturer dans la partie financeur. Valider en l'ajoutant. Attention : si vous n'avez pas rempli la partie "budget", le montant financé de cette rubrique ne pourra pas être rempli. Pour facturer, il faut rester dans financement.
  • Facturation : Dans la ligne du financement, un bouton vert "facturer" apparait. Cliquer sur la flèche pour passer en facturation avancée. une nouvelle fenêtre s'ouvre où vous pouvez modifier des détails sur la facture si nécessaire dans le champ Remarque à faire figurer sur la facture. ATTENTION : ne pas modifier la date ou le n° de facture ! Télécharger la facture en utilisant l'icone PDF soit dans financements ou factures.
  • Actualiser l'étape de la formation en "clôturée" : dans "résumé" de votre formation (tout en haut du menu vertical à gauche), dans le champ "étape", cliquer sur "cloturée".
  • Archivage des documents : archiver dans l'espace de stockage de la formation, la convention de sous-traitance établie par votre prestataire (menu vertical à gauche en bas)