Salut à vous !
La carte mentale : Carte_mentale_seminaire_OF_Oxalis.pdf (0.9MB)
Il s’agit de définir ensemble le niveau de coopération et d’implication proposée et attendue au sein de l’OF en se donnant les moyens de prendre des décisions structurantes pour l’OF, comme par exemple :
Pour l’instant, par défaut, ce sont Damien et Sandrine qui pilotent l’OF, en déléguant bien sûr une partie de ces tâches. Lorsqu’une décision concerne l’ensemble de l’OF, il n’y a pas d’espaces autres que les séminaires OF pour la prendre, ce qui peut poser des questions de légitimité.
Damien et Sandrine souhaitent ouvrir les espaces de décisions et de dialogue sur les orientations de l’OF, et n’ont pas de vis-à-vis suffisant avec les formateurices pour prioriser des choses sur d’autres ou valider une décision à partir d’un échange pendant un séminaire.
Ce serait donc un mode de gouvernance qui serait créé lors de ce séminaire fondateur : une sorte du bureau de l’OF dont beaucoup reste à définir (voir ci-dessous) et un séminaire « gouvernance », a priori annuel, pour élire ce bureau et définir les orientations de l’année à venir.
Ces instances auront donc vocation à piloter l’OF en lien avec les salarié.e.s structure missionnées sur cette OF. Pour l’instant Damien et Sandrine (et peut-être d’autres à la compta ou en lien avec les OPCO)
A priori, ce futur mode de gouvernance aura pour mission de définir cette répartition et aura le pouvoir de la modifier.
Un nœud se profile en cas de désaccords entre les salariés structure et cette instance. Il semblerait logique que cette instance n’ait pas de rôle employeur. D’éventuels désaccords seraient donc renvoyés à la DG.
Sur cette question comme sur d’autres, il faudra probablement choisir un fonctionnement de départ durant ce séminaire « gouvernance » fondateur et ajuster ce fonctionnement au fil du temps.
La préparation et l’'animation concrète de cette AG est encore ouverte ! L’idée étant de définir et valider pendant ce séminaire le fonctionnement de cette instance pour l’année à venir.
- Au dernier séminaire OF, c’était le 12 décembre 2024 (le CR est ici sur notre wiki), nous avons parlé gouvernance de notre OF et décidé d’une rencontre en présentiel, « un séminaire des formateurices » pour créer le mode de gouvernance de cet OF.
- Et défini un groupe de travail pour préparer cette rencontre : Serge, Damien, Anthony, Sandrine, Eleonora, Héloïse. Ce groupe de travail s’est réuni pour l’instant 3 fois : le 8 janvier, le 19 février, le 11 mars). Pour info, la trace de ces réunions est ici.
- En parallèle, Héloïse a mené des entretiens auprès de Damien et Sandrine pour lister et comprendre ce qu’ils font pour l’OF. Le compte-rendu de ces entretiens est sur le même PAD ici.
Ou en sommes-nous ?
1- Choisir une date
- C’est chose faite, ce séminaire des formateurices aura donc lieu le 18 juin 2025, veille de l’AG. Nous sommes pour l’instant 18 inscrits à cette journée, 6 « peut-être » et 13 personnes n’ont pas encore répondu pour cette nouvelle date. Pour info, le Framadate est ici. Il est toujours temps de le compléter.
2- Organiser la logistique
- Puisque c’est collé à l’AG, la logistique est plus simple à organiser. C’est Sandrine qui est à la manœuvre. Plus d’infos bientôt.
3- Clarifier les objectifs de ce séminaire
- Voilà à quoi le groupe de travail est arrivé :
- Décider du périmètre de cette instance : OF autogéré, à quel point ? Autonomie de Damien et Sandrine sur quelles tâches / responsabilités ? Quelles décisions se prennent où ?
- Une fiche technique de cette instance de représentation des formateurices : qui ? quoi? commente elle décide ? quel est son périmètre ? comment elle fonctionne ?
- Un cadre de dialogue avec l’équipe structure qui travaille principalement sur l’OF (Damien et Sandrine) et la communauté des formateurices
- Élire les membres de cette instance et lancer une première expérimentation d’un an !
4- Définir l’ordre du jour
- En entrant dans le concret de ce que serait le mode de gouvernance de l’OF, beaucoup de questions se sont fait jour au sein du groupe de travail autour de l’ordre du jour de ce séminaire.
- En voici une synthèse, qui forme de fait un ordre du jour !
L’OF, c’est qui ?
- Combien de personnes ? Quels critères pour en faire partie ? Des personnes ne font qu’une formation par an. Pour d’autres, la formation est l’activité principale. Pour une décision qui concerne l’OF, qui on consulte ? Exemple : on décide de changer le taux de cotis, qui vote ?
L’OF, c’est quoi ?
- Lister les tâches et responsabilités liées à l’OF. Voici la liste actuelle :
- Accueil des nouveaux nouvelles dans l’OF
- Lien avec l’équipe de Louty et Dendreo
- Assistance / Formation à l’usage de Louty et Dendreo
- Choix des outils de l’OF (Dendreo, Louty, et autres)
- Préparation de l’audit Qualiopi
- Choix des preuves à fournir pour chaque formation
- Lien / choix de l’auditeur Qualiopi
- Gestion des accès aux plate-formes des OPCO
- Préparation / conduite des séminaires OF
- Consultation / Organisation de formations à destination des membres de l’OF
- Consultation / Organisation des Analyses de Pratiques
- Gestion du budget de 2,2% de cotisation à l’OF
- Réalisation et envoi du BPF
- Animation de la gare centrale de l’OF
- Lien avec les OF d’autres CAE
- Veille juridique et commerciale sur la FPC
- Préparation / Organisation des futures Séminaires
La carte mentale : Carte_mentale_seminaire_OF_Oxalis.pdf (0.9MB)
Une instance, pour quoi faire ?
Nous avons choisi le 22 mars 2024, et l’avons confirmé le 12 décembre « un OF où les formateurices s’impliquent beaucoup » (voir ici le CR du 22 mars 2024) et l’OF est maintenant assez mature pour s’en donner les moyens.Il s’agit de définir ensemble le niveau de coopération et d’implication proposée et attendue au sein de l’OF en se donnant les moyens de prendre des décisions structurantes pour l’OF, comme par exemple :
- le niveau de réponse aux exigences réelles ou supposées de Qualiopi et le niveau de prise de risque correspondant à ce que toustes ou quelques unes ne respectent pas ces exigences.
- changer de logiciel.
- le choix de l’auditeur Qualiopi
- …
Pour l’instant, par défaut, ce sont Damien et Sandrine qui pilotent l’OF, en déléguant bien sûr une partie de ces tâches. Lorsqu’une décision concerne l’ensemble de l’OF, il n’y a pas d’espaces autres que les séminaires OF pour la prendre, ce qui peut poser des questions de légitimité.
Damien et Sandrine souhaitent ouvrir les espaces de décisions et de dialogue sur les orientations de l’OF, et n’ont pas de vis-à-vis suffisant avec les formateurices pour prioriser des choses sur d’autres ou valider une décision à partir d’un échange pendant un séminaire.
Ce serait donc un mode de gouvernance qui serait créé lors de ce séminaire fondateur : une sorte du bureau de l’OF dont beaucoup reste à définir (voir ci-dessous) et un séminaire « gouvernance », a priori annuel, pour élire ce bureau et définir les orientations de l’année à venir.
Ces instances auront donc vocation à piloter l’OF en lien avec les salarié.e.s structure missionnées sur cette OF. Pour l’instant Damien et Sandrine (et peut-être d’autres à la compta ou en lien avec les OPCO)
Périmètre de l’instance
- Parmi toutes les tâches et responsabilités listées ci-dessus :
- Lesquelles sont confiées à Damien et Sandrine ?
- Lesquelles sont auto-gérées par les membres de l’OF ?
- Lesquelles sont confiées à cette instance ?
- Lesquelles sont co-pilotées ?
A priori, ce futur mode de gouvernance aura pour mission de définir cette répartition et aura le pouvoir de la modifier.
Un nœud se profile en cas de désaccords entre les salariés structure et cette instance. Il semblerait logique que cette instance n’ait pas de rôle employeur. D’éventuels désaccords seraient donc renvoyés à la DG.
Sur cette question comme sur d’autres, il faudra probablement choisir un fonctionnement de départ durant ce séminaire « gouvernance » fondateur et ajuster ce fonctionnement au fil du temps.
Composition et durée de mandat de l’instance
- Combien de personnes pour constituer cette instance ?
- Quel mode de désignation ?
- Quelle durée de mandat ?
- Damien et Sandrine font-ils partie de cette instance ? Y sont-ils invités permanents ? Doivent-ils être considérés comme tous les autres membres de l’OF ?
- Qu’en est-il des autres personnes en mission structure ?
Fonctionnement de l’instance
- Quelle fréquence de réunion ?
- Quelle autonomie de décision ?
- Quel lien avec les membres de l’OF ?
- La participation à cette instance est-elle payée ?
5- Concevoir l’animation de ce séminaire « Gouvernance »
Une première trame d’animation, pas encore faite, doit être proposée par Éléonora et Anthony et être soumise ensuite au groupe de travail pour y être amendée et validée. Prochaine réunion de ce GT courant Mai (la date n'est pas encore fixée).La préparation et l’'animation concrète de cette AG est encore ouverte ! L’idée étant de définir et valider pendant ce séminaire le fonctionnement de cette instance pour l’année à venir.